Об организации архивного хранения оконченных исполнительных производств

01 февраля 2012

В течение двух последних лет ФССП России уделяет огромное внимание организации архивного хранения оконченных исполнительных производств, обеспечению их сохранности. Этот вопрос стоит на личном контроле директора Службы Парфенчикова А.О. Во время своих рабочих поездок в регионы он обязательно проверяет порядок архивного хранения документов.

Основным документом, который регламентирует порядок оформления и сдачи оконченных исполнительных производств в архив, является приказ ФССП России от 10.12.2010 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов».

20.09.2011 первым заместителем директора ФССП России Сазановым С.В. утверждены Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами. Эти рекомендации предусматривают обеспечение надлежащих условий для хранения исполнительных документов, которые идентичны условиям для документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые нормативно закреплены Основными правилами работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива.

Для обеспечения условий хранения оконченных исполнительных производств ЦА ФССП России выделил УФССП России по Курганской области в полном объеме финансирование для приобретения архивных стеллажей и архивных коробок. Это говорит о том значении, которое центральный аппарат ФССП России придает данному направлению деятельности.

Вопрос архивов стоит на особом контроле и у руководителя УФССП России по Курганской области И.А.Зубова.

В 2011 году отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан основной акцент в работе сделал именно на организацию архивного хранения оконченных исполнительных производств.

Для оказания методической помощи структурным подразделениям в развитие Инструкции по делопроизводству был издан приказ Управления от 09.02.2011 №37 «Об оперативном хранении оконченных исполнительных производств и номенклатурных дел в структурных подразделениях Управления Федеральной службы судебных приставов по Курганской области», который детализировал процесс оформления и сдачи ИП в архив.

Для улучшения работы оперативных архивов отделом документационного обеспечения и работы с обращениями граждан были разработаны и доведены до всех структурных подразделений алгоритм подготовки к сдаче в архив оконченных ИП и таблица со сроками хранения ИП с учетом видов исполнительных документов.

В апреле 2011 года для ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях проведен семинар, на котором были рассмотрены все вопросы, связанные с передачей ИП в архив.

Переход на ежемесячную сдачу исполнительных документов в архив, конечно, обеспечивает их лучшую сохранность. Но выполнять показатели по основным направлениям деятельности и оформлять ИП в установленный приказом срок для передачи в архив оказалось сначала не такой простой задачей для судебных приставов – исполнителей и делопроизводителей структурных подразделений. Только при ежедневном контроле со стороны отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан ситуация выровнялась и большинство отделов стали сдавать производства в архив в установленные сроки.

По поручению руководителя Управления силами сотрудников аппарата управления была проведена проверка фактического состояния архивов, которая показала, что не все подразделения выполняют требования Инструкции по делопроизводству в части качества оформления исполнительных производств и правильного документирования факта их передачи.

Поэтому сотрудники отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан оказывали всем структурным подразделениям не только методическую, но и практическую помощь в оформлении производств.

Эстетический вид оконченных исполнительных производств, хранящихся в оперативных архивах, улучшают настроение сотрудников и вызывают желание работать.

Время создания/изменения документа: 29 июня 2012 10:58 / 29 июня 2012 11:27

Версия для печати